Im Umgang mit öffentlichen Verwaltungen und Betreibern von öffentlichen Diensten kann der Bürger eine Ersatzerklärung des Notorietätsaktes abgeben, um Tatsachen, persönliche Eigenschaften und Situationen zu bezeugen, von denen der Erklärende direkte Kenntnis hat (auch wenn sie Dritte betreffen) und welche nicht in Form einer Selbsterklärung belegt werden können. Die Ersatzerklärung des Notorietätsaktes ersetzt diesen in jeder Hinsicht und muß vom Beamten entgegengenommen werden. Eine Nichtannahme stellt eine Verletzung der Amtspflicht dar.

Die Unterschrift auf der Ersatzerklärung des Notorietätsaktes braucht nicht beglaubigt werden und unterliegt somit auch nicht der Stempelsteuer. Die Ersatzerklärung des Notorietätsaktes wird entweder vor dem zuständigen Beamten unterschrieben, die unterschriebene Ersatzerklärung  kann aber auch von einem Dritten oder mittels Post oder Fax vorgelegt werden. In diesen Fällen ist es jedoch notwendig eine Kopie des Ausweises beizulegen.

Grundsätzlich können Ersatzerklärungen von allen Staatsbürgern, von EU-Bürgern und von Nicht-EU-Bürgern, die sich legal in Italien aufhalten, verwendet werden. Für Minderjährige und Entmündigte werden die Ersatzerklärungen von deren Eltern oder Vormund abgegeben.

Es beteht weiters die Möglichkeit, mit einer Ersatzerklärung des Notorietätsaktes die Übereinstimmung einer einfachen Kopie mit dem Original zu bestätigen, sofern es sich um eines der folgende Dokumente handelt:

• Urkunden und Dokumenten, welche von einer öffentlichen Verwaltung ausgestellt sind oder bei dieser aufliegen
• Veröffentlichungen
• Studien- und Diensttitel
• Steuerdokumenten, die von Privatpersonen aufbewahrt werden müssen.

In allen anderen Fällen ist die Beglaubigung der Kopie im herkömmlichen Sinne notwendig und es muß auch die Stempelsteuer entrichtet werden.

Die Unterschrift in Ersatzerklärungen des Notorietätsaktes, die an private Unternehmen oder Privatpersonen gerichtet sind, muß hingegen immer beglaubigt werden und entsprechend ist auch die Stempelsteuer zu entrichten. Dasselbe gilt für Ersatzerklärungen des Notorietätsaktes die an öffentlichen Verwaltungen und Betreiber öffentlicher Dienste gerichtet sind, wenn es um die Einhebung von wirtschaftlichen Begünstigungen (Pensionen, Beiträge) durch Dritte geht.

DIENST AUF DEM SÜDTIROLER BÜRGERNETZ